开会是一门技术活

今天是2022年12月11日，算是疫情放开的第一周，后疫情时代，不知道又会带来什么样的变化！
因为日常需要经常开会，今天就这开会这个话题，聊聊心中的想法。
自己喜欢的一位跨界达人冯唐在《成事》书中说到：
“
“我们谁都不喜欢开会，但是我不得不说，如果想成事，请把开会作为你最喜欢的运动，修炼成你最擅长的运动。 ”
”
那在日常工作中，为什么要开会呢？我在华为时，开会叫做“拉通部门，对齐信息，力出一孔，把事做成”。如果想做成事，就需要这个事情做所涉及的到人发自内心地彼此认同，他们做出共同的动作能产生的效果，像切掉金子的宝剑一样锋利。如果想产生这么大的价值，那只有一个办法，就是面对面地开会。

但是开会既有好的一面，当然也有坏的一面。比如我们现在所处环境，开会有以下特点（痛点）
一、冗长
领导自嗨一个小时，问责手下一个小时，互相扯皮一个小时，不分事情大小，上位者与下属都在做一些无谓的争吵；
二、冷场
与会人参会不准时（积极性不足），会议方式大多数是走形式，参与性不够，只是参加，而不是参与会议。参与者需要积极讨论，把自己的观点有效的输出；
三、无效
会议内容没有规定没有议题，没有任何准备，无法聚焦需要讨论的Topic，以至于结论达不成共识，当然也没有执行。

如何才可以有效的开会?
1、明确信息
首先将有关会议的内容明确：
-> 开会内容是什么？ -> 何时何地开会？ -> 与会人有谁？各个的职责是什么？（主持人、主讲人、会议纪要等） -> 会议目的是什么？
2、会议有关材料提前发放
会议材料提前一天发到参会人手上。除非是头脑风暴会，否则给大家二十四小时的时间来消化会议内容。
会议开始时，明确告诉大家会议的目的是什么。在会议开始前做一个会议讨论清单（Topic List）。在整个会议期间，主持人需要把持会议进度，当跑题时，及时将话题拉回。遇到无法在会议中达成一致的问题时，可以作为待讨论项，记录下来。
会议结束时，记录会议已达成一致意见的事项、待讨论的事项等，会后以邮件形式发送给各个与会人。标注达成的一致意见，以及接下来与会人需要做的事项。
因为自己是工科方向的工程师，自己在开会时，特别不喜欢漫天瞎讨论，更多的时候我会应用白板画图、做关键记录。当有这个东西作为载体，记载会议的内容，往往会有意想不到的效果。

自己在外企的时候，每年都有外部培训的机会，清楚的记得有一次关于项目管理会议的授课，很有特点，现在回想下，作为一种会议方式的展示：
（1）因为参会人很多时候都不认识，第一次相见，主持人关于各自职责和信息一定要彼此介绍。这是起码的礼貌。介绍的时候突出各自的姓名，以及背景和身份。
（2）运用白板做关键记录、问题分析。会议的时候，会有技术交流，如果全部凭空讨论，无法全局思考。如果自己有一个白板，站起来画出示意图，对解决问题的推进有相当好的作用。
（3）作为项目经理，要会帮提炼关键点。很多时候，工程师做事可以，但是谈话交流会有茶壶倒饺子，出不来的结果（内秀）。作为主持人，就需要把关键点提出来，最后跟他确认你提出的，是不是他想说的。
（4）会议中遇到讨论问题无法达成一致、争论跟会议主旨无关的问题，这个时候需要主持人列出一张纸，说这几件事情，讨论完这次会议的问题之后再讨论。当会议没有控场，就会出现讨论不休的情况，这个时候需要提醒大家，这个会议的目的是什么，有什么要解决的问题，应该如何来讨论，等等。
（5）主持人要控制大家玩手机。与会人积极参与讨论，不做无关会议的事项。
对于发言者，其实遵循两个原则就行：
-> 守时;
-> 金字塔原则。
需要讲几分钟就几分钟，将自己需要表诉的内容结构化。目的是使表达内容不重不漏，要说的几个点，争取全部覆盖，彼此没有重复。“不重不漏”这四个字，用普通的中文表达，就是一个中心、三五个基本点，说完就完美！

另外有两个方面也需要注意：
1、每个与会者都要积极贡献自己的思考：
公司给工资，给时间，让自己参加会议，不是让自己去喝水的，不是让自己在笔记本上练书法。会议中自己要听大家的发言，一旦有任何意见，自己也要敢于发声。
2、会议组织者要有书面会议纪要
绝大多数的人不会开会，不做会议纪要是因为这样大家不会逼着彼此去想会议上讲了什么，最后做了什么决策。
没有记录，最后也就没有了执行。这个时代，不缺乏各种各样的声音，缺乏去验证、去实践的行动。
因此要会议纪要就有了好处。会议纪要写清了会议上达成的一致意见，以及接下来需要做的事情。不允许有不落实的会议。做了会议准备，好好开了个会，并不代表就结束了。离开会议室，只是这个会议效果的开始。
因为自己是从事汽车行业方面的工程师，业界有丰田汽车会议法则让我感到很佩服：
“
会议不讲究形式（演示载体），不需要花里胡哨的PPT（当然面对公众的宣传PPT还是要高大上的），着重点是会议讨论的问题点。列举出问题Topic list，逐个解决讨论即可！
”
因为自己是工科方向的工程师，以上会议形式排除了思想学习会议、目的性会议（为增加关系的会议）等形式，更多的是以解决项目中遇到的问题方式。