管理你的能量，而非时间
我们大多数人都用延长工作时间的方法来应对日益繁重的工作任务，这不可避免地会影响到我们的身体、心理和情绪。而对于企业来说，这必将导致员工的工作积极性降低、精力涣散、离职率居高不下、医疗成本激增。相比之下，能量则不同。我们将能量（Energy）定义为工作时可资使用的潜在能力，对于人类来说，能量主要来自4个源泉——身体、情绪、思想和精神，通过形成特定的习惯，以上每个源泉都能为人类系统地增加并定时补充能量。所谓特定的习惯，就是有意识地按照严格的时间表进行日常活动，并尽快使它们转变为无意识的、自动自觉的行为。
别看这是一些简单的习惯，它们能对整个组织产生巨大影响。
一、好身体产生高能量
我们首先从对体能的关注开始。谁都知道营养不良、缺少运动、睡眠不足和休息不够会降低人的基础能量水平，削弱他们的情绪控制力和专注力。然而，现实中许多高管都无法将健康有益的行为坚持下去，因为生活中牵扯他们精力的事太多了。
加里·法罗（GaryFaro）是美联银行的一位副总裁。在该计划开始时，他体重严重超标，饮食不规律，从不按时做运动，总是没完没了地工作，通常每晚最多只睡五六个小时。在计划实施过程中，法罗开始定期进行循环系统和力量的训练。他开始在指定的时间就寝，使睡眠时间得以延长。他还改变了自己的饮食习惯，从前他每天只吃两顿饭，每顿都暴饮暴食，而现在他每隔3个小时吃一顿饭，再搭配一点小吃，每餐的饭量都比原来小。
法罗采纳的另一个主要习惯是，在一天的工作当中，间或离开办公桌休息片刻。它补充能量，能够提高和稳定绩效。休息的质量比时间更为重要。如果你能养成定时放下手头工作休息的习惯，真正做到张弛有度，那么你就有可能在短时间内（甚至是几分钟内）得到很好的恢复。休息的方式多种多样，你可以和同事聊聊工作以外的事，可以打开iPod播放器听听音乐，也可以在办公楼的楼梯上下走几个来回。
二、好情绪提高能量的质量
大多数人都发现，当自己情绪愉快的时候，往往就是绩效最高的时候。
不幸的是，如果不定时休息，我们在生理上就无法长时间保持积极乐观的情绪。当面对严酷的要求和意外的挑战时，我们就容易情绪低落，常常在一日内数度产生“战斗还是逃避”的想法，而且动不动就会发脾气、不耐烦，整天忧心忡忡，没有安全感。这种思想状态会耗尽人的能量，在人际交往中制造摩擦。
有一个简单而有效的习惯可以驱散消极情绪，我们称之为“买时间”。做深呼吸就可以达到这一目的。慢慢地呼气，持续5到6秒，你会感到身心有所放松和恢复，“战斗还是逃避”的反应也消失无踪。
另一种可以有效地带动积极情绪的习惯是向他人表达赞赏和感恩，这种行为对于接受者和施予者都有好处。赞赏可以用不同的方式来表达，例如写张便条，发份电子邮件，打个电话，或是聊聊天——赞赏和感恩的内容越是详尽具体，效果就越好。
最后，我们可以学着换一种方式来讲述自己生活中发生的事件，以此来培养积极的情绪。最有效的方法是通过三种新的“透镜”来看待这种情形，而不是以受害者的眼光去看世界。例如，透过反向透镜看一看，他们就会自问：“冲突中的另一方会怎么说？在怎样的情况下他会这样说？”透过长焦透镜看，他们会问：“半年后，我将会如何看待这一情况？”透过广角透镜看，他们会问自己：“且不论这个问题结果如何，我能从中学到些什么？会取得怎样的进步？”每一个透镜都能帮助我们有意识地培养更为积极的情绪。
三、集中思想可以加强能量
如果你能在90到120分钟内集中全部精力去做一件事，然后好好地休息一下，接着再全力投入下一项活动，那么你的效率就会高得多。
丹·克卢纳为了让自己的注意力更加集中，他设计了两套习惯。第一套是，每当他需要专注于某项任务时，他就会离开办公桌进入会议室，躲开电话和电子邮件的打扰。现在，他完成一份报告所用的时间只有过去的三分之一。克卢纳制定的第二套习惯是用在他和分行金融专家会议上，这些专家都向他汇报工作。以前，他总是一听到邮件到达的提示音就赶紧回复，结果一整天下来，他不断被电子邮件打扰。后来，他为自己制定了一项习惯，每天只查看两次电子邮件——上午10∶15查看一次，下午2∶30查看一次。
以前，他总是被这些邮件弄得手忙脚乱，却仍然无法一一及时回复，而现在，他每次打开收件箱后，花上45分钟时间集中精力进行处理，结果发现一次就可以把所有的邮件全部搞定。万纳还把他的习惯告诉了那些定期与他通过电子邮件来往的人，让他们有个心理准备。他说：“我告诉他们，如果情况紧急，需要我立即回复，他们可以给我打电话，我随时恭候。”结果，9个月过去了，他还没有接到一个这样的电话。
四、精神追求可以激发能量
当人们的日常工作和活动与他们最为珍视的、能够赋予他们意义感和目的感的东西相一致时，他们的精神能量就会发挥作用。如果他们正在做的工作对他们真的很重要，他们通常就会感到精力充沛、注意力集中，并能够持之以恒地坚持下去。
安永会计师事务所的合伙人乔纳森·安斯帕赫尔是从向自己提出一连串问题中受到启发和鼓舞的，他从中找到了哪些事情对他是最有意义的。他告诉我们：“我认为，我们应该做些反省，问问自己希望别人想起你这个人时，脑子里是怎样一种印象？你肯定不愿意让别人觉得你是一个工作狂式的合伙人，从早到晚就知道干活，让手下人也跟着受罪。
为了从精神中获取能量，人们需要理清优先事项，并以此为准在三个方面制定习惯：做自己最擅长和最喜欢的工作；有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力，认真工作，关心家庭、健康和他人；此外，还要在日常行为中奉行自己的核心价值观。
第一个方面的习惯是在工作中多去做那些自己既喜欢又擅长的事。参加项目的一位高级领导人意识到，他最不喜欢做的一件事就是阅读和总结那些巨细靡遗的销售报告，他最喜欢做的一件事是通过头脑风暴讨论会来制定新战略。于是，该领导人找到一位醉心于和数字打交道的直接下属，把整理销售报告的任务交给他，然后每天听他做一次简短的口述摘要。同时，他每隔一星期安排一次90分钟的战略会议，与自己团队中最富创造力的成员们展开不拘一格的讨论。
第二个方面的习惯是把时间和精力投入到对你至关重要的事项中。在这点上，人们再次表现出矛盾性——口头上说的是一回事，实际上做的又是另外一回事。制定习惯有助于消除这种矛盾。索尼欧洲分公司的副总裁让·吕克·迪凯纳在认真思考他的优先事项时，他认识到多花些时间来陪伴家人对他来说是最为重要的，但忙碌的日程安排却常常使他无暇顾家。因此，他制定了一项习惯，每晚回家后至少有3个小时不工作，全心全意陪伴家人。
第三个方面的习惯，是在日常行为中奉行自己的核心价值观，这对于许多人来说是个挑战。大多数人每天奔波忙碌、行色匆匆，很少能静下心来问问自己：我们的立场是什么？我们想成为什么样的人？结果是，我们总是听任外界的要求来支配自己的行动。
我们用一些方法来探查他们的价值观，其中包括问一些让他们毫无准备随口就给出心底答案的问题，例如我会问他们：“你对他人的哪些品质感到最为不满？”人们在描述这些他们无法容忍的行为时，往往无意中就流露出自己的立场。
作者：托尼·施瓦茨
（转自微信公众号“高登项目管理”，2014.8.24）
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